Done Technologies Oy (Jäljempänä “Done”) käsittelee Done-sovelluksen ja sen verkkosivujen käyttäjien henkilötietoja. Done säilyttää henkilötietoja Euroopan talousalueella.
Tässä Tietosuojaselosteessa ”Käyttäjä” tai ”sinä” tarkoittavat Donen tarjoaman digitaalisen alustan käyttäjiä, asiakkaita, edustajia ja muita Asiakas- tai käyttäjäorganisaation valtuutettuja käyttäjiä, potentiaalisia asiakkaita sekä muita palvelun Käyttäjiä.
Päivitämme ajoittain tätä Tietosuojaselostetta, mikäli se on tietojen käsittelyn muutosten tai muun syyn vuoksi tarpeellista. Ajantasainen versio on aina nähtävillä verkkosivuillamme ja/tai Done-sovelluksessa. Emme tee merkittäviä muutoksia tähän Tietosuojaselosteeseen tai rajoita Käyttäjien tämän Tietosuojaselosteen mukaisia oikeuksia ilmoittamatta tällaisista muutoksista.
Done toimii rekisterinpitäjänä tämän tietosuojaselosteen tarkoittamia henkilötietoja käsiteltäessä. Done määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot. Tämä Tietosuojaseloste soveltuu ainoastaan sellaiseen henkilötietojen käsittelyyn, jossa Done toimii rekisterinpitäjänä.
Nimi: | Done Technologies Oy |
Y-tunnus: | 33258550-9 |
Postiosoite: | Helsinginkatu 6 A 8, 00510 Helsinki |
Sähköpostiosoite: | velu@doneplatform.com |
Done on nimittänyt tietosuojavastaavan, johon voit ottaa yhteyttä yllä olevien yhteystietojen kautta.
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoina lähtökohtaisesti ainoastaan käyttäjätietoja.
Käyttäjätiedot ovat henkilötietoja, joita Done kerää suoraan sinulta tai asiakas- /yhteistyöorganisaatiolta (jäljempänä ”Asiakasorganisaatio”). Voimme kerätä Käyttäjätietoja suoraan Käyttäjiltämme tai Asiakasorganisaatioiltamme. Keräämme tietoja eri tavoin (muun muassa palvelu- tai yhteistyösopimuksen solmimisen yhteydessä, Done-sovelluksen välityksellä ostetun tai myydyn palvelun yhteydessä taikka esimerkiksi Donen ylläpitämän lomakkeen täyttämisen yhteydessä). Huomaathan, että keräämme myös tietoja koskien tilauksia, maksutapahtumia ja maksuja, joita suoritat Palveluidemme kautta.
Seuraavien henkilötietojen kerääminen ja käsitteleminen on tarpeellista, jotta voimme täyttää sopimusvelvoitteemme sinua sekä Asiakasorganisaatioitamme kohtaan sekä noudattaa lakisääteisiä velvoitteitamme. Rekisteröityessäsi Palveluun ja luodessasi käyttäjätilin, tulee sinun antaa meille seuraavat tiedot:
koko nimi
sähköpostiosoite
Käsittelemme myös muita tietoja, joita saatat antaa meille:
Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi:
Edellä mainittujen tietojen lisäksi käsittelemme palvelun tarjoamisen kannalta välttämättömiä henkilötietoja, jotka kolmannet palvelun tarjoajat antavat sinusta.
Vaikka emme tavallisesti käytä Analytiikkatietoja henkilöiden tunnistamiseen, saatat joskus olla tunnistettavissa niistä joko suoraan taikka välillisesti yhdistettynä Käyttäjätietoihin. Näissä tapauksissa Analytiikkatiedot katsotaan henkilötiedoiksi soveltuvan lainsäädännön tarkoittamalla tavalla ja käsittelemme niitä henkilötietoina.
Done käyttää analytiikkatiedon keräämiseen ja säilyttämiseen eväste -teknologioita.
Eväste on pieni, Käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internetsivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden palvelun käyttöä sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan palveluitamme ja paremmin palvelemaan Käyttäjiämme. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.
Done käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:
Tarjotaksemme palveluitamme ja täyttääksemme sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme (käsittelyn oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano ja oikeutettu etu)
Käytämme tietoja soveltuvin osin esimerkiksi maksutapahtumien, tukipyyntöjen ja palautteiden käsittelemiseksi sekä tarjotaksemme alustapalvelua niin palvelun tarjoajille kuin ostajille. Mikäli otat yhteyttä asiakaspalveluumme, käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamiseksi ja mahdollisten ongelmien ratkaisemiseksi.
Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme (käsittelyn oikeusperuste: lakisääteinen velvoite)
Done käsittelee tietoja hallinoidakseen ja täyttääkseen lakisääteiset velvoitteensa. Tämä käsittää tietojen käsittelemisen kirjanpitovelvollisuuksien noudattamiseksi ja tietojen tarjoamisen asianmukaisille viranomaisille, kuten veroviranomaisille.
Sinun tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.
Vaateiden käsittelemiseen ja oikeudellisiin menettelyihin (käsittelyn oikeusperuste: oikeutettu etu)
Done voi käsitellä henkilötietoja oikeudellisten vaateiden, perinnän ja oikeudellisten menettelyiden yhteydessä. Voimme myös käsitellä tietoja petoksen ja palveluidemme väärinkäytön ehkäisemiseksi sekä tieto-, järjestelmä- ja verkkoturvallisuuden vuoksi.
Asiakasviestintään ja markkinointiin (käsittelyn oikeusperuste: oikeutettu etu)
Done voi käsitellä henkilötietojasi ottaakseen yhteyttä sinuun Donen palveluun liittyvissä asioissa ja ilmoittaessaan Donen palveluita koskevista muutoksista.
Laadun parantamiseksi ja käyttötrendien analysoimiseksi (käsittelyn oikeusperuste: oikeutettu etu)
Voimme käsitellä palvelun käyttöä koskevia tietojasi parantaaksemme palveluidemme laatua esimerkiksi analysoimalla erilaisia palvelun käyttöön liittyviä trendejä. Saatamme myös käyttää henkilötietoja asiakastyytyväisyyskyselyihin varmistaaksemme, että palvelumme vastaavat toiveitasi. Kun mahdollista, käytämme tähän tarkoitukseen vain sellaisia yhdistettyjä tietoja, joista henkilöitä ei voida tunnistaa.
Done käsittelee henkilötietojasi hoitaakseen sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutensa sinua tai Asiakasorganisaatiota kohtaan sekä hoitaakseen lainmukaiset velvollisuutensa. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella harjoittaaksemme, ylläpitääksemme ja kehittääksemme liiketoimintaamme sekä luodaksemme ja ylläpitääksemme asiakassuhteita. Kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun etumme perusteella, vertaamme oikeutettuja etujamme sinun oikeuteesi yksityisyyteen ja tarjoamme sinulle esimerkiksi helpot keinot kieltäytyä markkinointiviestinnästämme ja käytämme tietoja, joista sinua ei voida tunnistaa, aina kun se on mahdollista.
Jaamme henkilötietojasi ainoastaan Donen organisaation sisällä ja ainoastaan siinä määrin kuin se on kohtuudella tarpeen tämän Tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin. Emme jaa henkilötietoja Donen organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei jokin seuraavista olosuhteista ole käsillä:
Jakaminen on tarpeen tämän Tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin sekä jakaminen valtuutetuille palveluntarjoajille
Niiltä osin kuin kolmansien osapuolten (kuten tilauksesi suorittavan palveluntarjoajan ja tilauksesi maksavan Asiakasorganisaation) on tarpeen saada pääsy henkilötietoihin palvelun suorittamiseksi, tarjoamme tällaisille kolmansille osapuolille tietojasi käsiteltäväksi meidän lukuumme.
Kun kolmannet osapuolet käsittelevät tietoja Donen lukuun, Done on huolehtinut asianmukaisista sopimuksellisista ja organisatorisista toimenpiteistä varmistaakseen henkilötietojen käsittelyn tapahtuvan yksinomaan tässä Tietosuojaselosteessa mainittujen tarkoitusten toteuttamista varten sekä soveltuvien lakien, säännösten ja ohjeidemme mukaisesti, noudattaen asianmukaisia salassapitovelvollisuuksia ja turvatoimia.
Oikeudellisista syistä
Voimme luovuttaa henkilötietoja Donen ulkopuolisille kolmansille osapuolille, jos perustellusta syystä uskomme, että pääsy henkilötietoihin ja niiden käyttäminen on kohtuudella tarpeen (i) minkä tahansa soveltuvan lain, sääntelyn, ja/tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi; (ii) petoksen, rikoksen taikka tietoturvaongelman tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi ja tällaisen asian käsittelemiseksi; ja/tai (iii) Donen tai Käyttäjiemme etujen tai omaisuuden turvaamiseksi taikka turvallisuuden takaamiseksi tai yleisen edun turvaamiseksi lainsäädännön mukaisesti. Mikäli mahdollista, ilmoitamme sinulle tällaisesta siirrosta ja käsittelystä.
Muista oikeutetuista syistä
Mikäli Done on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa, voimme luovuttaa henkilötietoja kyseisessä yrityskaupassa mukana olevalle kolmannelle osapuolelle. Varmistamme tällöin kuitenkin kaikkien henkilötietojen pysymisen luottamuksellisina. Tässä tapauksessa kerromme siirrosta niin pian kuin on kohtuullisesti katsoen mahdollista Käyttäjille, joiden henkilötietoja siirto koskee tai joiden henkilötietojen käsittelyyn soveltuu eri tietosuojaseloste.
Nimenomaisella suostumuksella
Voimme luovuttaa henkilötietoja Donen ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista kuin edellä mainituista syistä silloin, kun meillä on siihen nimenomainen suostumuksesi. Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa veloituksetta ottamalla meihin yhteyttä.
Done ei säilytä henkilötietoja pidemp ään kuin lainsäädännön salliman enimmäisajan ja ainoastaan niin kauan, kun on tarpeellista palvelun tai niiden osan tarjoamiseksi. Säilytysaika riippuu tietojen luonteesta sekä käsittelyn tarkoituksesta. Enimmäissäilytysaika voi näin ollen vaihdella tapauskohtaisesti.
Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada pääsy käsittelemiimme sinua koskeviin henkilötietoihin. Voit nähdä tietosi pyytämällä meiltä kopion keräämistämme henkilötiedoistasi.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli käsittely perustuu Käyttäjän antamaan suostumukseen, Käyttäjä voi veloituksetta peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen voi rajoittaa Käyttäjän mahdollisuuksia käyttää palveluitamme. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta käsittelemien henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Sinulla on oikeus vaatia meitä korjaamaan tai täydentämään säilyttämämme virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot ottamalla meihin yhteyttä.
Oikeus vaatia tiedon poistamista
Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyynnön mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.
Oikeus vastustaa
Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palveluidemme tarjoamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Vastustaminen saattaa kuitenkin rajoittaa mahdollisuuksiasi käyttää palveluitamme.
Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä
Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi, kun poisto-, korjaus- tai vastustuspyyntösi ovat käsiteltävänä ja/tai, kun meillä ei ole oikeutettuja perusteita käsitellä tietojasi. Tämä saattaa kuitenkin rajoittaa mahdollisuuksiasi käyttää palveluitamme.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä oikeus siirtää tiedot itsenäisesti kolmannelle osapuolelle.
Oikeuksien käyttäminen
Yllä mainittuja oikeuksia voidaan käyttää lähettämällä yllä oleviin osoitteisiin kirje tai sähköposti, joka sisältää seuraavat tiedot: Käyttäjän koko nimi, yrityksen nimi, osoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Voimme pyytää Käyttäjän henkilöllisyyden todistamisen kannalta tarpeellisten lisätietojen toimittamista.
Käyttäjällä on oikeus kieltää meitä käyttämästä Käyttäjän henkilötietoja suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen ja suoramarkkinointitarkoituksessa tehtävään profilointiin olemalla meihin yhteydessä yllä osoitettujen yhteystietojen mukaisesti.
Mikäli Käyttäjä katsoo, että henkilötietojen käsittelytoimemme ovat soveltuvan tietosuojalainsäädännön vastaisia, hän voi tehdä asiasta valituksen paikalliselle valvontaviranomaiselle. Paikallisena valvontaviranomaisena toimii Suomessa tietosuojavaltuutettu tietosuoja.fi. Vaihtoehtoisesti Käyttäjä voi tehdä asiasta valituksen asuinpaikkansa paikalliselle valvontaviranomaiselle.
Käytämme hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä sekä fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Käyttämiämme toimenpiteitä ovat esimerkiksi tietojen salaus, palomuurit, turvalliset tilat ja järjestelmät, jotka on suojattu rajoitetuin pääsyoikeuksin. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden, vikasietoisuuden ja palautettavuuden varmistamiseksi. Testaamme s äännöllisesti palveluamme, järjestelmiämme ja muuta laitteistoa haavoittuvuuksien varalta.
Mikäli tietoturvatoimenpiteistä huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti haitallisia vaikutuksia Käyttäjien yksityisyydelle, ilmoitamme loukkauksesta soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla asiaankuuluville Käyttäjille ja muille vaikutusten alaisille osapuolille, sekä soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatiessa viranomaisille niin pian kuin mahdollista.